Per impiegare il nostro tempo in modo fruttuoso, non basta guardare ogni tanto l'orologio. Occorre organizzarsi. Come impariamo a farlo? Spectrum, il prestigioso mensile dell'Institute of Electrical and Electronics Engineers propone un insegnamento nel numero di gennaio 2006. È il libro Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (Fare le cose: l'arte della produttività senza ansia). L'ha scritto David Allen, noto dagli anni Ottanta, quando organizzò un programma per aumentare l'efficienza di manager e quadri della Lockheed. Ora Allen insegna anche ai manager della Deutsche Bank e della US AirForce a essere conclusivi.
La tesi centrale di Allen è: «La nostra mente deve servire a produrre idee, non a conservarle. Registriamole all'esterno: così ci liberiamo di vincoli numerosi e inutili». Cita l'esempio di chi deve comprare un'azienda e prendere il latte per casa. Se pensi troppo al latte, non ti concentri abbastanza sull'acquisizione. Nella nostra attività iniziamo tanti processi o progetti. Non si concludono subito. La prima cosa da fare è elencarli tutti. Poi vanno contrassegnati a seconda dell'urgenza e della scadenza ultima. Quindi vanno fissati (sull'agenda, sul computer, sul personal digital assistant) i traguardi intermedi - cose da fare in settimana o in giornata. Infine, vanno intraprese le azioni in base al tempo e all'energia di cui disponi. Accade sempre che sorgano problemi nuovi e urgenti da risolvere. Così Allen e i suoi collaboratori offrono di addestrarti in due sessioni di otto ore più incontri bisettimanali per qualche mese. Lo scopo è di «elaborare e valutare il flusso dei messaggi telefonici, di carta ed elettronici che ti arrivano, oltre ai documenti inerenti ai tuoi progetti». Ogni difetto viene eliminato e il tuo flusso di attività viene integrato e ottimizzato. Viene creato per te uno stile personale di organizzazione. Imparerai a non occuparti solo delle cose importanti: altrimenti, quelle non importanti non le concludi mai.
Allen propone strategie per la gestione del tempo: per realizzarle vanno definiti gli obiettivi. Questi vanno definiti in documenti scritti e suddivisi in progetti, piani di azione o in semplici liste. Le indicazioni di priorità degli obiettivi si usano per produrre ordini di servizio giornalieri.
Qui mi sento proprio a disagio. Il cosiddetto "management per obiettivi", chiamato anche MBO, fu proposto parecchi decenni fa come un toccasana. Poi ci si rese conto che era certo un'idea ragionevole, ma non uno strumento trascendentale potentissimo. Fa, dunque, uno strano effetto di déjà vu sentirlo riproporre oggi come un'idea nuova - chiamandolo "analisi ABC" in quanto implica una categorizzazione dei dati in "elenchi puntati e numerati" in ordine decrescente di priorità.
Il disagio si fa più marcato quando Allen dice di applicare l'analisi di Pareto che consisterebbe nella semplice osservazione che l'80 per cento dei compiti da svolgere si può completare nel 20 per cento del tempo disponibile. Il restante 20 per cento dei compiti prenderà l'80 per cento del tempo. Le cose non stanno così.
Quando esaminiamo procedure aziendali e risultati ottenuti, rileviamo quasi sempre elementi insoddisfacenti da migliorare. Però se tentiamo di affrontare insieme tutti i problemi, gli sforzi si stemperano e sono poco efficaci. Il principio cui ricorrere, allora, si basa sul buon senso in inglese si dice "First things first", cioè "le cose più importanti vanno fatte per prime". L'applicazione di questo principio (per altro ovvio) permette di ridurre drasticamente il numero di fattori da analizzare. I fattori di una certa rilevanza possono anche essere molti. Però basta considerarne pochi: quelli vitali, che hanno maggiore effetto sulla qualità. Si è notato che questa distribuzione segue abbastanza fedelmente la legge proposta da Pareto per la distribuzione dei redditi in una popolazione. Secondo Pareto il numero N di cittadini che hanno un reddito maggiore di X è dato dalla formula N = a X-b , con a e b positivi. I tempi necessari a completare compiti diversi costituiscono un problema diverso. Questo viene affrontato con le procedure tempi e metodi, non col principio di Pareto.
Gestire meglio il tempo è sempre un problema vitale. I super-indaffarati che ci si angosciano, se la sbrigheranno meglio dopo aver studiato Allen?
Chi sostiene di essere tanto indaffarato da non avere mai tempo per alcunché, può essere irritante. Io non lo sostengo, ma faccio parecchie cose. Collaboro a due riviste e a un quotidiano. Conduco studi di previsione tecnologica. Tengo conferenze e seminari. Studio problemi matematici. Leggo un paio di libri ogni settimana. Insegno cose al mio figlio più piccolo. Ho rapporti personali interessanti diretti e via Internet con molte persone. Come tutti, pago tasse, bollette, multe e faccio spese. Se provo a raccontare i lavori che ho in corso in una certa settimana, di sicuro ne dimentico un paio. Non è grave. Per mettere a fuoco tutte le incombenze, mi basta dare un'occhiata allo scadenzario sull'agenda o sul computer. Con l'occasione aggiungo note, frammenti di testo, memento di citazioni da controllare. Conosco centinaia di amici - ingegneri, medici, scienziati, giornalisti, scrittori - che fanno più cose di me. È raro che si lamentino del superlavoro o della difficoltà tremenda di organizzarsi. Sia pure con successi diversi, hanno imparato tutti (da soli) a gestire il loro tempo.
Concludo, allora, che sono un po' troppo ovvii quegli insegnamenti di Allen. Non è credibile quando sostiene che proprio le persone più sofisticate e produttive siano le più interessate al sistema GTD che lui vende. La sua azienda offre seminari, lezioni private, tutor. Io suggerisco di cercare (anche sul Web) gli scritti di F.W. Taylor, A. P.Sloan, D. McGregor e altri che oltre mezzo secolo fa fondarono la teoria dell'organizzazione e gli strumenti relativi. I diagrammi di Gantt (inventati un secolo fa) si usano largamente in tutti gli uffici e aziende. Sono resi di facile impiego con tanti sistemi computerizzati di gestione dei progetti e mi pare che contengano già buona parte delle procedure di Allen.
Quando uno cerca di insegnarti qualcosa che già sai e che, anzi, sanno proprio tutti, in America gli si dice: "Perché non vai a insegnare a tua nonna come si succhiano le uova?"
Ma forse la nonna di Allen non ha imparato ancora a succhiarle.
Roberto Vacca Ingegnere e scrittore
La tesi centrale di Allen è: «La nostra mente deve servire a produrre idee, non a conservarle. Registriamole all'esterno: così ci liberiamo di vincoli numerosi e inutili». Cita l'esempio di chi deve comprare un'azienda e prendere il latte per casa. Se pensi troppo al latte, non ti concentri abbastanza sull'acquisizione. Nella nostra attività iniziamo tanti processi o progetti. Non si concludono subito. La prima cosa da fare è elencarli tutti. Poi vanno contrassegnati a seconda dell'urgenza e della scadenza ultima. Quindi vanno fissati (sull'agenda, sul computer, sul personal digital assistant) i traguardi intermedi - cose da fare in settimana o in giornata. Infine, vanno intraprese le azioni in base al tempo e all'energia di cui disponi. Accade sempre che sorgano problemi nuovi e urgenti da risolvere. Così Allen e i suoi collaboratori offrono di addestrarti in due sessioni di otto ore più incontri bisettimanali per qualche mese. Lo scopo è di «elaborare e valutare il flusso dei messaggi telefonici, di carta ed elettronici che ti arrivano, oltre ai documenti inerenti ai tuoi progetti». Ogni difetto viene eliminato e il tuo flusso di attività viene integrato e ottimizzato. Viene creato per te uno stile personale di organizzazione. Imparerai a non occuparti solo delle cose importanti: altrimenti, quelle non importanti non le concludi mai.
Allen propone strategie per la gestione del tempo: per realizzarle vanno definiti gli obiettivi. Questi vanno definiti in documenti scritti e suddivisi in progetti, piani di azione o in semplici liste. Le indicazioni di priorità degli obiettivi si usano per produrre ordini di servizio giornalieri.
Qui mi sento proprio a disagio. Il cosiddetto "management per obiettivi", chiamato anche MBO, fu proposto parecchi decenni fa come un toccasana. Poi ci si rese conto che era certo un'idea ragionevole, ma non uno strumento trascendentale potentissimo. Fa, dunque, uno strano effetto di déjà vu sentirlo riproporre oggi come un'idea nuova - chiamandolo "analisi ABC" in quanto implica una categorizzazione dei dati in "elenchi puntati e numerati" in ordine decrescente di priorità.
Il disagio si fa più marcato quando Allen dice di applicare l'analisi di Pareto che consisterebbe nella semplice osservazione che l'80 per cento dei compiti da svolgere si può completare nel 20 per cento del tempo disponibile. Il restante 20 per cento dei compiti prenderà l'80 per cento del tempo. Le cose non stanno così.
Quando esaminiamo procedure aziendali e risultati ottenuti, rileviamo quasi sempre elementi insoddisfacenti da migliorare. Però se tentiamo di affrontare insieme tutti i problemi, gli sforzi si stemperano e sono poco efficaci. Il principio cui ricorrere, allora, si basa sul buon senso in inglese si dice "First things first", cioè "le cose più importanti vanno fatte per prime". L'applicazione di questo principio (per altro ovvio) permette di ridurre drasticamente il numero di fattori da analizzare. I fattori di una certa rilevanza possono anche essere molti. Però basta considerarne pochi: quelli vitali, che hanno maggiore effetto sulla qualità. Si è notato che questa distribuzione segue abbastanza fedelmente la legge proposta da Pareto per la distribuzione dei redditi in una popolazione. Secondo Pareto il numero N di cittadini che hanno un reddito maggiore di X è dato dalla formula N = a X-b , con a e b positivi. I tempi necessari a completare compiti diversi costituiscono un problema diverso. Questo viene affrontato con le procedure tempi e metodi, non col principio di Pareto.
Gestire meglio il tempo è sempre un problema vitale. I super-indaffarati che ci si angosciano, se la sbrigheranno meglio dopo aver studiato Allen?
Chi sostiene di essere tanto indaffarato da non avere mai tempo per alcunché, può essere irritante. Io non lo sostengo, ma faccio parecchie cose. Collaboro a due riviste e a un quotidiano. Conduco studi di previsione tecnologica. Tengo conferenze e seminari. Studio problemi matematici. Leggo un paio di libri ogni settimana. Insegno cose al mio figlio più piccolo. Ho rapporti personali interessanti diretti e via Internet con molte persone. Come tutti, pago tasse, bollette, multe e faccio spese. Se provo a raccontare i lavori che ho in corso in una certa settimana, di sicuro ne dimentico un paio. Non è grave. Per mettere a fuoco tutte le incombenze, mi basta dare un'occhiata allo scadenzario sull'agenda o sul computer. Con l'occasione aggiungo note, frammenti di testo, memento di citazioni da controllare. Conosco centinaia di amici - ingegneri, medici, scienziati, giornalisti, scrittori - che fanno più cose di me. È raro che si lamentino del superlavoro o della difficoltà tremenda di organizzarsi. Sia pure con successi diversi, hanno imparato tutti (da soli) a gestire il loro tempo.
Concludo, allora, che sono un po' troppo ovvii quegli insegnamenti di Allen. Non è credibile quando sostiene che proprio le persone più sofisticate e produttive siano le più interessate al sistema GTD che lui vende. La sua azienda offre seminari, lezioni private, tutor. Io suggerisco di cercare (anche sul Web) gli scritti di F.W. Taylor, A. P.Sloan, D. McGregor e altri che oltre mezzo secolo fa fondarono la teoria dell'organizzazione e gli strumenti relativi. I diagrammi di Gantt (inventati un secolo fa) si usano largamente in tutti gli uffici e aziende. Sono resi di facile impiego con tanti sistemi computerizzati di gestione dei progetti e mi pare che contengano già buona parte delle procedure di Allen.
Quando uno cerca di insegnarti qualcosa che già sai e che, anzi, sanno proprio tutti, in America gli si dice: "Perché non vai a insegnare a tua nonna come si succhiano le uova?"
Ma forse la nonna di Allen non ha imparato ancora a succhiarle.
Roberto Vacca Ingegnere e scrittore
